Vanaf 1 september heeft de Sociale Zekerheid een nieuwe verplichting voor elektronische communicatie ingevoerd die meer dan een miljoen mensen in Spanje treft. De maatregel, vastgelegd in de Orde ISM/541/2026 die op 1 juni in het Staatsblad is gepubliceerd, schaft het gebruik van post geleidelijk af bij tal van procedures rond ziekteverlof en uitkeringen.
De regel breidt de verplichting om elektronisch met de overheid te communiceren uit naar werknemers in tijdelijke of blijvende arbeidsongeschiktheid, evenals naar mensen met erkende blijvende niet-arbeidsongeschiktheid makende letsels. De maatregel geldt ook voor personen die uitkeringen aanvragen of ontvangen bij geboorte en zorg voor minderjarigen, risico tijdens zwangerschap en risico tijdens natuurlijke borstvoeding.
Met dagelijks 1,2 miljoen mensen in ziekteverlof in het land wil de Sociale Zekerheid de afhandeling van dossiers versnellen en het papiergebruik in administratieve processen verminderen.
De overheid stuurt een melding naar de mobiele telefoon of het e-mailadres van de betrokkene wanneer een nieuwe communicatie beschikbaar is. Om het document te openen moet men inloggen in Mi Carpeta Ciudadana, de Única Habilitada Elektronische Postbus (DEHú) of de Elektronische Zetel van de Sociale Zekerheid en zich identificeren met Cl@ve, digitaal certificaat of elektronische DNI.
De digitale notificaties blijven tien kalenderdagen beschikbaar. Als de burger ze eerder raadpleegt, wordt de ontvangst vastgelegd. Na die termijn zonder toegang wordt de notificatie als geweigerd beschouwd en loopt het dossier gewoon door.
Experts adviseren om zo snel mogelijk de contactgegevens in het persoonlijke gedeelte van de Sociale Zekerheid bij te werken. Het is belangrijk om te controleren of het juiste telefoonnummer en e-mailadres zijn ingevuld. Wie dat niet doet, ontvangt een postbericht om zich aan te melden in het digitale systeem.
Deze verplichting is vooral relevant wanneer de communicatie termijnen opent om documenten aan te leveren, bezwaren in te dienen of beroep aan te tekenen.