Zo voorkom je wildgroei & verwarring in SharePoint en Teams

In dit artikel:

In veel organisaties loopt het aantal Teams-sites, SharePoint-omgevingen en documenten snel uit de hand, waardoor projecten dubbel bestaan, bestanden met namen als “final-def-def2.xlsx” rondzwerven en governance onmogelijk wordt. Dit artikel beschrijft hoe je met een praktisch, afdwingbaar naamgevingsbeleid en bijbehorende provisioning-automatisering orde op zaken stelt in Microsoft 365.

Wat en waarom
- Doel: voorkomen van wildgroei, verbeteren van vindbaarheid, vergroten van productiviteit en het mogelijk maken van beheersbare governance en security.
- Probleem: inconsistente, lange of onduidelijke namen veroorzaken verwarring, problemen met SharePoint-padlengtes (harde limiet van 400 tekens) en slechte gebruikerservaring in Teams, Outlook en OneDrive.

Aanpak: een heldere, organisatiegebonden structuur
- Koppel namen aan de organisatiestructuur: een herkenbare hiërarchie (bijv. afdeling, doel, extern/ intern) maakt direct duidelijk waar een werkruimte thuishoort en faciliteert groepering per domein.
- Gebruik vaste codeblokken in een vaste volgorde (bijvoorbeeld AFD / PRJ / EXT + Teamnaam) zodat namen kort, technisch consistent en makkelijk te scannen zijn.
- Standaardiseer op stijl: hoofdletters voor codes (AFD, PRJ, EXT) en Title Case voor de vrije teamnaam; stel een maximale lengte voor de teamnaam in (bijv. ≤40 tekens) om problemen met de URL-lengte te vermijden.

Borging via provisioning
- Alleen beleid op papier werkt onvoldoende; koppel naamgevingsregels aan het aanmaakproces (provisioning) zodat elke nieuwe site of team automatisch aan de conventie voldoet.
- Drie elementen van een effectieve provisioning-flow:
1. Selfservice-aanvraagformulier waarin gebruiker afdeling, doel en extern-samenwerkingsbehoefte invult.
2. Automatische flow of app die prefixes toevoegt, een standaardkanaalstructuur creëert en het juiste gevoeligheidslabel toepast.
3. Templates (via tools als Provision Assist, ShareGate of PnP) die pagina’s, bibliotheken, mappen en rechten standaard uitrollen.

Opschonen van bestaande wildgroei
- Niet alles in één keer veranderen; werk gefaseerd en beheerst. Vijf stappen:
1. Scan de omgeving met tooling (ShareGate, Microsoft Graph API, PowerShell) op naamgeving, activiteit en naleving.
2. Prioriteer op basis van activiteit: begin bij bedrijfskritische of veelgebruikte werkruimtes.
3. Communiceer duidelijk en tijdig naar gebruikers over wat er verandert en waarom.
4. Hernoem gefaseerd: openbare sites eerst, daarna samenwerkingsomgevingen.
5. Archiveer of verwijder langdurig inactieve teams (bijv. >6 maanden) en maak gebruik van Microsoft 365-retentie en lifecyclebeleid.

Adoptie en gedragsverandering
- Leg het nut uit in termen van dagelijkse pijnpunten: sneller vinden van informatie, minder dubbele opslag, minder fouten bij delen en betere ondersteuning door IT.
- Werk met ambassadeurs of digicoaches per afdeling en geef korte, praktijkgerichte sessies (bijv. lunch & learn met demo) om gedrag te stimuleren.
- Laat gebruikers ervaren dat het beleid gemak biedt (automatisch ingevulde prefixes, automatische archivering na projectafsluiting).

Technische tips en extra aandachtspunten
- Houd namen compact om te voorkomen dat de SharePoint-padlimiet wordt bereikt.
- Zet waar mogelijk een naming policy in via Entra-ID om bepaalde segmenten automatisch te dwingen.
- Documenteer tijdens opruimacties terugkerende fouten om het beleid en de provisioning te verbeteren.

Conclusie
Een eenduidige naamgevingslogica, technisch afgedwongen via provisioning en ondersteund door communicatie en adoptie, vormt de basis van een beheersbare, veilige en gebruiksvriendelijke Microsoft 365-omgeving. Het is geen administratieve trivialiteit maar digitale hygiëne die rust, overzicht en vertrouwen oplevert voor gebruikers en IT.