smartphoto stapt over op ERP-architectuur op basis van SAP S/4HANA Public Cloud
In dit artikel:
Smartphoto heeft zijn verouderde SAP ECC-landschap vervangen door een schaalbare ERP-architectuur op basis van SAP S/4HANA Public Cloud. Het fotoproductiebedrijf, actief in gepersonaliseerde cadeaus, fotoboeken en wenskaarten, koos voor deze stap omdat de oude IT-omgeving te weinig flexibiliteit bood voor veranderende processen, nieuwe verplichtingen zoals e-facturatie via Peppol en de behoefte aan internationale groei en overnames.
De keuze viel bewust op een zo veel mogelijk standaardoplossing: ongeveer 99% van de inrichting bleef binnen standaard SAP-functionaliteit. Dat vermindert complexiteit, maakt toekomstige uitbreidingen eenvoudiger en ondersteunt verdere digitalisering. De modulaire opzet van S/4HANA vergemakkelijkt het later toevoegen van nieuwe landen of bedrijfsonderdelen zonder telkens opnieuw te moeten ontwikkelen.
Centraal in het project stond een grondige voorstudie waarbij medewerkers uit finance, operations en andere kernfuncties precies vaststelden wat nodig was. Die voorbereiding bleek cruciaal om de technische implementatie en de dagelijkse werkprocessen op elkaar af te stemmen. Daarnaast vroeg de transitie naar standaardisatie om verbeterde datakwaliteit, heldere rolverdeling en uniforme processen. Smartphoto investeerde bewust in communicatie over de redenen van de verandering om draagvlak te creëren; medewerkers die al meededen aan tests fungeerden later als interne ambassadeurs.
Het implementatietraject volgde het SAP Activate-model met fasen als discovery en run, wat de migratie versnelde en structuur bood. Smartphoto werkte hiervoor samen met implementatiepartner Flexso; de samenwerking kenmerkte zich door open communicatie, wederzijds vertrouwen en resultaatgerichtheid. Volgens Flexso maakte die pragmatische samenwerking een gecontroleerde, stapsgewijze migratie mogelijk zonder de standaardisatieprincipes los te laten.
De nieuwe omgeving dient niet alleen als operationele verbetering, maar ook als blueprint voor toekomstige implementaties binnen de groep: nieuwe entiteiten kunnen sneller en consistenter worden aangesloten. Verwachte voordelen zijn betere compliance, snellere internationale uitrol, efficiëntere processen en een robuuste basis voor verdere automatisering en digitalisering. Zoals CFO Jonas Persyn het samenvat: het nieuwe systeem moet het werk ondersteunen en versnellen, en fungeert als uitgangspunt voor verdere groei.