Hoe je een bruikbaar, nuttig & zinvol intranet oplevert binnen 16 maanden [case]
In dit artikel:
In februari 2023 nam een grote zorgorganisatie het initiatief om het verouderde Drupal 7-intranet te vervangen door een nieuw platform op basis van SharePoint binnen een strakke deadline van ongeveer een jaar, omdat de ondersteuning voor Drupal aan het eind van dat jaar zou stoppen en Microsoft 365 parallel werd geïmplementeerd. Hoewel de gemiddelde duur van intranetprojecten rond de 25 maanden ligt, wist een toegewijd projectteam, bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen zonder interne IT-expertise, het nieuwe intranet binnen 16 maanden op te leveren, mede dankzij een nauwe samenwerking met een externe leverancier.
Het project kenmerkte zich door duidelijke scope-afbakening en het betrekken van een brede groep stakeholders uit diverse functies en niveaus binnen de organisatie, met als doel een intranet te ontwikkelen dat écht waardevol was voor de zorgmedewerkers. Om de beperkte beschikbaarheid van betrokkenen te managen en de strakke planning te respecteren, koos het team bewust voor asynchrone samenwerking, waarbij de meeste communicatie via Teams-kanalen verliep en fysieke bijeenkomsten minimaal waren.
Een belangrijke start was het bepalen van de visie en strategie, gebaseerd op herijking van een bestaand projectplan en uitgebreid onderzoek naar de behoeften van medewerkers. Een taakidentificatie-enquête onder 900 van de 16.000 medewerkers bracht de belangrijkste functies en contentwensen aan het licht, wat leidde tot een ontwerp met een goed werkende navigatiestructuur (getoetst via een tree-test) en een lijst van 31 functionele eisen (epics) die als basis dienden voor de selectie van leveranciers.
De contentmigratie was een uitdaging: het team wilde niet simpelweg de oude informatie overzetten, maar vooral relevante en nuttige content behouden, wat resulteerde in het schrappen van ongeveer een derde van de pagina’s en twee derde van de documenten. Veel werk ging vervolgens zitten in het corrigeren van oude links die anders niet naar het nieuwe intranet zouden leiden.
Technologisch bood de standaard Microsoft 365-suite onvoldoende steun voor alle functionele wensen, waardoor het team naast SharePoint ook aanvullende tools moest overwegen. Na een uitgebreide verkenningsronde en afweging van kosten en mogelijkheden koos het team unaniem voor een alternatieve SaaS-oplossing, ondersteund door vergelijkbare zorgorganisaties. Dit scenario maakte een geleidelijke uitfasering richting Microsoft 365 op termijn mogelijk, hoewel hierover enige twijfel blijft bestaan.
De aanbestedingsfase liep door deze technologische keuzes en het noodgedwongen uitstel van het project wat vertraging op; met dank aan verlengde Drupal-ondersteuning kon het team uiteindelijk in januari 2024 een leverancier selecteren en de implementatie starten. Vertragingen ontstonden voornamelijk door de intensieve contentmigratie en het handmatig oplossen van linkproblemen, wat leidde tot een bewuste pauze om de communicatieprofessionals te ontlasten. Op 3 juni 2024 ging het nieuwe intranet live, waarna het oude platform tot september nog beschikbaar bleef voor overgangsdoeleinden.
Het resultaat is een intranet dat meer is dan een techniekvervanging; het weerspiegelt een gezamenlijke visie en sluit aan op reële, concrete gebruikersbehoeften. Het platform zal in de toekomst blijven groeien en evolueren, mede door verdere integratie met de digitale werkplek en aanvullende communicatietools. Dit project toont aan dat met goede samenwerking, heldere keuzes en flexibiliteit ook binnen een krap tijdschema een bruikbaar, nuttig en betekenisvol intranet gerealiseerd kan worden dat aansluit bij de wensen van medewerkers in een complexe zorgomgeving.