Facturenfiasco gemeente Amsterdam was te voorzien, maar ambtelijke top greep niet in

In dit artikel:

Begin januari 2024 introduceerde de gemeente Amsterdam het nieuwe financiële systeem Afis, bedoeld om betalingen aan leveranciers efficiënter te maken. In plaats daarvan ontstonden grootschalige problemen: tienduizenden facturen bleven onbetaald, systemen liepen vast en onduidelijkheid over verantwoordelijkheden leidde tot chaos. Uit een vertrouwelijke evaluatie van adviesbureau M&I/Partners, waar Het Parool inzicht in heeft, blijkt dat diverse signalen over risico’s genegeerd werden en dat de topambtenaren te laat en onvoldoende ingrepen.

Ondanks waarschuwingen en het ontbreken van essentiële tests, zoals een acceptatietest met onvolledige resultaten, besloot de stuurgroep eind december 2023 het systeem toch in gebruik te nemen. Ongeveer de helft van de ambtenaren had alleen een theoretische training gevolgd, wat zorgwekkend was, maar deze zorgen werden niet opgepakt. De autorisatietabel voor factuurgoedkeuringen bleek een knelpunt: hij overstemde en veroorzaakte blokkades in de factuurverwerking. Daarnaast waren gegevens overgezet met veel fouten, wat handmatige correcties noodzakelijk maakte.

Hoewel op de werkvloer de problemen snel zichtbaar waren, communiceerde het bestuur, inclusief wethouder Hester van Buren, aanvankelijk een positief beeld richting politiek en publiek. Bestuurlijke aandacht ontbrak grotendeels in de eerste weken na de invoering, terwijl intern toch al duidelijk werd dat het systeem faalde. Het ambtelijk topoverleg (GMT) stelde in augustus 2023 kritische vragen maar greep niet in, mede door tijdsdruk rond de geplande livegang.

De organisatiecultuur binnen de gemeente bleek mede oorzaak van de problemen door het ontbreken van strakke afspraken, vrijblijvendheid in opleidingen en een te optimistische houding bij risico-inschatting. Hierdoor ontstonden veel stress, improvisatie en weerstand. Pas eind januari 2024 erkende het GMT de ernst van de situatie, waarna een bestuurlijke crisisorganisatie werd opgezet en extra budget vrijgemaakt. Het herstel kostte uiteindelijk ruim 2,8 miljoen euro. Wethouder Van Buren gaf later toe dat zij eerder had moeten doorvragen, maar benadrukte ook de gebrekkige informatie vanuit ambtelijke kanten.

Hoewel Afis een risicovol project was vanwege de omvang en complexiteit, werd het niet als zodanig behandeld, waardoor noodzakelijke toezicht en extra controles ontbraken. Eerdere digitale projecten, zoals de stadspas, leverden inzichten op die niet werden benut, wat een herhaling van fouten veroorzaakte. Het definitieve rapport met aanbevelingen wordt naar verwachting binnenkort afgerond en op 3 juli besproken in de financiële commissie van de gemeenteraad.