Er is maar één goede reden om te vergaderen: onvoorspelbaarheid

In dit artikel:

Het artikel betoogt dat veel vergaderingen in organisaties tijd kosten zonder iets op te leveren, en dat het echte criterium voor een nuttig overleg niet een agenda of een doel is, maar onvoorspelbaarheid: kan de uitkomst nog veranderen door het gesprek? Volgens de auteur is een vergadering alleen zinvol als mensen samen moeten leren of echt een besluit moeten nemen. In al die andere gevallen is een mail, document, telefoontje of individuele beslissing vaak efficiënter. De tekst verwijst naar onderzoeken waaruit blijkt dat een flink deel van de zakelijke vergaderingen onproductief is en dat veel bijeenkomsten niet tot besluiten leiden. Daaruit volgt kritiek op standaard statusupdates, schijn-brainstorms en terugkerende overleggen waarvan niemand nog weet waarom ze bestaan. Ook waarschuwt de auteur dat slechte vergaderingen niet alleen tijd verspillen, maar ook extra werk, meer ruis en hogere werkdruk veroorzaken. Tegelijk erkent hij dat teams elkaar ook informeel moeten ontmoeten en vertrouwen moeten opbouwen, maar juist daarom moet dat niet in een strak vergadermodel worden geperst. De slotboodschap: toets elk overleg voortaan aan twee vragen — moet er geleerd worden of moet er echt besloten worden? Zo niet, dan is vergaderen waarschijnlijk overbodig.