Begrijpelijke communicatie vraagt meer dan een B1-prompt

In dit artikel:

Communicatieprofessionals zetten steeds vaker AI-tools zoals ChatGPT, Claude en Copilot in om teksten te vereenvoudigen naar B1-niveau. Dat is aantrekkelijk omdat zulke tools snel zinnen inkorten, moeilijke woorden vervangen en de toon vriendelijker maken. In de praktijk blijkt de output vaak bruikbaar, maar niet altijd voldoende: teksten kunnen wel B1 lijken, maar nog steeds onduidelijk zijn of belangrijke nuance en juridische precisie verliezen.

Belangrijkste observaties
- B1 is geen volledig antwoord op begrijpelijke communicatie. Het geeft vooral een richtlijn voor taalniveau (kortere zinnen, minder vakjargon), maar zegt weinig over structuur, context, toon, voorkennis en concrete handelingsperspectieven. Een lezer moet niet alleen de tekst kunnen lezen, maar ook weten wat er aan de hand is, wat hij moet doen en wat de gevolgen zijn.
- Generieke AI-tools zijn niet speciaal gemaakt voor publieke communicatie over rechten, plichten of procedures (bijvoorbeeld brieven van gemeenten, woningcorporaties of zorgaanbieders). Daardoor kunnen ze onbedoeld nuances weghalen, verplichtingen versoepelen of belangrijke termen veralgemeniseren, terwijl juist die precisie essentieel is voor betrouwbare informatie.
- Moeilijke woorden moeten niet altijd verdwijnen. Soms is het nuttiger het officiële woord te laten staan en het direct uit te leggen (bijv. “bezwaar” plus korte toelichting). Dat helpt mensen het woord te herkennen op formulieren en in verdere communicatie.
- Goede prompts helpen, maar lossen niet alles op. Organisaties verschillen in hoe medewerkers AI gebruiken: de ene collega vraagt “maak B1”, een ander “schrijf voor iemand van 10 jaar”. Zonder uniforme afspraken ontstaan inconsistenties in toon, structuur en kwaliteit.
- In plaats van AI meteen te gebruiken als herschrijfmachine, is het vaak effectiever AI eerst te laten analyseren: wat is het doel, wie is de lezer, welke vragen zal die hebben, wat is de belangrijkste actie? Veel winst ligt in herordening van informatie (eerst wat het voor de lezer betekent, dan hoe te handelen), niet alleen in woordkeuze.

Gevolgen voor organisaties en professionals
- Duidelijke taal met AI is niet alleen een schrijftaak maar ook een organisatievraag: welke woorden blijven, welke worden uitgelegd, wat is de gewenste toon, wie controleert de inhoud en wanneer mag AI herschrijven? Zonder centrale afspraken wordt begrijpelijkheid afhankelijk van individueel promptvaardig talent.
- Communicatieprofessionals blijven cruciaal. AI versnelt werk en levert eerste versies, maar vervangt het professionele oordeel niet. Communicatiespecialisten moeten beoordelen of een tekst past bij de organisatie, of nuances en juridische consequenties bewaard zijn gebleven en of de lezer daadwerkelijk weet wat te doen. Hun rol verandert van zinnen zelf bedenken naar het toetsen en bijschaven van AI-output.

Aanbevelingen die uit het artikel volgen
- Gebruik AI als hulpmiddel, niet als eindstation: laat het eerst analyseren en pas dan herschrijven.
- Stel duidelijke organisatorische regels: woordenlijsten, vaste uitleg voor sleuteltermen, stijl- en tone-of-voice-afspraken en controleprocessen.
- Train medewerkers in consistente prompts en beoordelingskaders zodat output minder uiteenloopt.
- Zorg dat belangrijke termen soms intact blijven en direct worden uitgelegd, zodat lezers ze herkennen in formulieren en vervolgcommunicatie.
- Bewaak nauwkeurigheid vooral bij teksten over rechten, plichten en procedures; een prettig leesbare tekst moet ook juridisch en feitelijk betrouwbaar blijven.

Kernboodschap
AI kan het B1-schrijfproces versnellen en veel praktische hulp bieden, maar B1 alleen is onvoldoende. Begrijpelijke communicatie begint bij de lezer: teksten moeten niet alleen eenvoudiger klinken, maar ook duidelijk maken wat er aan de hand is, welke actie nodig is en waarom dat belangrijk is. Alleen met organisatorische afspraken, menselijk toezicht en gerichte inzet van AI kan duidelijke, betrouwbare communicatie structureel gerealiseerd worden.