5 kenmerken voor modern werken mét de juiste digitale tools
In dit artikel:
In 2014 begon de auteur bij a.s.r. en werkte men nog vooral met Word, Excel en e-mail. Inmiddels is werken verzadigd met tools — Slack, Teams, Notion, Jira, Zoom, klantportalen enzovoort — en dat roept de vraag op: hoe laat je technologie je werk versterken in plaats van verdrinken in tools? Het artikel beschrijft vijf concrete kenmerken van modern werken, met telkens wat het vervangt, hoe het er praktisch uitziet en welke voordelen het oplevert.
1) Single point of truth
Probleem: meerdere versies van documenten en onduidelijke ‘laatste versie’. Oplossing: één centrale bron waar altijd de actuele informatie staat, toegankelijk voor de betrokkenen. Praktisch: links delen naar gedeelde documenten in plaats van bijlagen mailen; systemen als SharePoint of Notion fungeren als centrale opslag met versiebeheer en toegangsregels. Voordeel: minder misverstanden, snellere samenwerking en minder e-mailgedoe.
2) Transparantie in lagen
Probleem: iedereen krijgt vaak hetzelfde uitgebreide statusoverzicht, terwijl rollen verschillende details nodig hebben. Oplossing: informatie aanbieden in lagen — hoog-over voor management, functionele uitleg voor gebruikers, en concrete taken voor developers. Praktisch: tools als Jira maken het mogelijk epics, user stories en taken gestructureerd te tonen. Voordeel: relevante informatie bereikt de juiste persoon sneller en vergemakkelijkt besluitvorming.
3) Growth mindset
Probleem: leren gebeurt vaak los van het dagelijkse werk en leidt zelden tot blijvende verbetering. Oplossing: leren en reflectie als integraal onderdeel van de workflow: korte leeracties vanuit retrospectives, kennisdeling en documentatie. Praktisch: interactieve afsluitingen met Kahoot!, korte uitlegvideo’s met Loom, of leerpaden via platforms als Easygenerator. Voordeel: continu leren leidt tot betere uitvoering en teamontwikkeling zonder grote, disruptieve trainingen.
4) Adaptive messaging
Probleem: één communicatiestijl (vaak e-mail) voor alle soorten berichten veroorzaakt ruis en overbelasting. Oplossing: kies het kanaal op basis van inhoud, urgentie en doelgroep — chat voor korte updates, video of live overleg voor complexe beslissingen, portaal of document voor achtergrondinformatie, en bellen bij spoed. Praktisch: maak teamafspraken over welk kanaal voor welk type boodschap wordt gebruikt. Voordeel: minder miscommunicatie, snellere reacties en helderdere verwachtingen.
5) 360-graden dataoverzicht
Probleem: informatie verspreid over meerdere systemen, wat tijd en fouten kost bij beslissingen. Oplossing: één overzichtelijk dossier per klant/deelnemer/case met historie, status, acties en context. Praktisch: CRM’s zoals HubSpot of Salesforce, of casemanagementoplossingen gebouwd met Mendix of TOPdesk. Voordeel: sneller en klantgerichter handelen met minder navragen.
Aanpak: verandering hoeft niet radicaal. Kleine, concrete stappen — bijvoorbeeld alleen nog links delen, kanaalafspraken maken of korte demo’s opnemen — leveren direct winst op. Het doel is niet het najagen van de nieuwste hype, maar het verminderen van ruis, fouten en wachttijd zodat teams weer in flow kunnen werken. Modern werken is geen toekomstplaatje meer; het is al realiteit en vraagt om bewuste keuzes binnen elk team.